Полезное напоминание приходит тогда, когда ещё можно спокойно выполнить работу. Сообщение в последний день мало поможет, если согласование договора занимает неделю, а поставщик готовит документы ещё несколько дней.
Настройка состоит из четырёх частей: выбрать контрольную дату, назначить ответственного, подключить канал и проверить доставку. После продления нужно подготовить следующий цикл.
1. Определите, о чём именно напоминать
Окончание договора и начало подготовки — разные события. Например, если услуга заканчивается 30 апреля, а сбор предложения и согласование занимают около месяца, работа должна начаться раньше этой даты.
Запишите конкретное действие: «Запросить условия продления» или «Согласовать новую стоимость». Формулировка «Проверить договор» оставляет слишком много вариантов и не объясняет, какой результат нужен.
Если отдельно требуется контролировать отправку уведомления другой стороне, заведите отдельное событие с проверенной датой. Порядок уведомления определяют документы, а не настройки мессенджера.
2. Создайте объект и назначьте ответственного
В Datevora откройте реестр и нажмите «Добавить объект». Укажите название, категорию и дату окончания. В дополнительных параметрах назначьте ответственного; при необходимости укажите контрагента, номер договора и периодичность.
Проверьте, что уведомления включены. Выберите доступный график и посмотрите плановые даты в карточке. Конкретный набор настроек зависит от тарифа и периодичности: не переносите график годового договора на ежемесячную подписку автоматически.
Ответственный должен понимать, что ему поручено. Настройка канала у руководителя не заменяет подключения Telegram у сотрудника, которому назначен объект.
3. Подключите Telegram через профиль
В актуальном руководстве Datevora описана такая последовательность:
- Откройте «Мой профиль».
- Найдите блок «Интеграция с Telegram Bot».
- Нажмите «Подключить Telegram».
- Откройте выданную сервисом ссылку и запустите бота.
- Вернитесь в профиль и дождитесь подтверждения подключения.
- Нажмите «Отправить тестовое уведомление» и проверьте мессенджер.
Используйте ссылку из интерфейса. Поиск похожего имени бота не подтверждает, что открыт нужный бот и выполнена привязка. Ссылку подключения нельзя пересылать коллегам: каждый подключает собственный аккаунт.
4. Проверьте не только сообщение, но и карточку
Тестовое уведомление подтверждает доставку по каналу в момент проверки. Оно не доказывает, что у конкретного договора правильно указаны дата, ответственный и график.
Откройте карточку и последовательно проверьте:
- правильную дату окончания;
- назначенного сотрудника;
- включённые уведомления;
- плановые даты напоминаний;
- текущий статус объекта.
Если сообщение не пришло, проверьте, не заблокирован ли бот, и повторите тест из профиля. Если проблема сохраняется, обратитесь в поддержку, указав время проверки и безопасный текст ошибки. Пароль, коды и ссылку подключения передавать не нужно.
График напоминаний и контрольные точки
| Интервал | Цель напоминания | Действие ответственного |
|---|---|---|
| За 60 дней | Оценка потребности и сбор коммерческих условий | Запросить условия у поставщика, проверить бюджет |
| За 30 дней | Согласование условий и договора | Согласовать проект допсоглашения или счёта |
| За 14 дней | Подписание и выставление на оплату | Передать на подпись и бухгалтерии в работу |
| За 3 дня | Контроль прохождения платежа | Убедиться в поступлении средств и активации |
| В день срока | Фиксация завершения или продления | Внести новую дату и перевести статус в карточке |
Чек-лист готовности уведомлений
- В профиле сотрудника подключен Telegram Bot Datevora и отправлено тестовое уведомление.
- У договора указана проверенная дата окончания и рассчитан срок подготовки.
- Назначен конкретный ответственный сотрудник, а не общий отдел.
- Включены напоминания и проверен график контрольных интервалов.
- Описано следующее действие в комментарии к карточке.
- После продления внесена проверенная дата и возобновлен цикл контроля.
5. Завершите продление и настройте следующий цикл
Получив уведомление, зафиксируйте начало работы. При ожидании предложения или согласования обновите статус и оставьте комментарий с конкретным следующим действием.
После фактического продления откройте «Продлить срок», проверьте новую дату и сохраните результат. Предложенную автоматически дату нужно сверить с документом поставщика.
Обратите внимание на статус после продления. Согласно руководству Datevora, статус «Продлено» останавливает напоминания. Для нового цикла выберите подходящий рабочий статус, например «Не начато», и проверьте график в карточке. Сохранение новой даты само по себе ещё не подтверждает правильную настройку следующего цикла.
Частые вопросы
Нужно ли подключать Telegram всем сотрудникам?
Подключение нужно тем, кто должен получать сообщения в этом канале. Перед назначением ответственности согласуйте способ уведомления с сотрудником.
Почему тест приходит, а напоминание по договору — нет?
Проверьте дату, ответственного, статус, включение уведомлений и график. Причину конкретного сбоя нельзя определить только по успешному тестовому сообщению.
Datevora продлевает договор после уведомления?
Нет. Согласование, оплата и оформление остаются за людьми. Сервис помогает контролировать срок и сохранить результат.
Описание возможностей доступно на странице контроля договоров, а текущие шаги — в руководстве пользователя, доступном после входа.
Создайте аккаунт Datevora и начните с одного договора: подключите Telegram, проверьте сообщение и даты в карточке.
Контролируйте важные сроки без авралов и забытых дат
Подключите Datevora: автоматические напоминания ответственным в Telegram и на почту, эскалация руководителю и наглядный статус каждого продления.